お申込みから開催までの流れ(フルサポートプラン)

1.出張無料相談会・スケジュールのご提案  (4~6ヶ月前)

meeting
出張無料相談にて、開催日やエリア、ご希望予算をお伺いいたします。
その後、担当プランナーより、最適なプラン内容・エリア・会場をご提案させていただきます。
なお、出張無料相談はご契約の有無にかかわらず、ご利用いただけますので、お気軽にお申込みくださいませ。
出張無料相談のお申込み お電話:0120-0606-93

  • 出張無料相談を行ったらその場で申し込まないとだめですか?

    その場でご契約いただく必要はございません。お打ち合わせ後に幹事の皆さんでじっくりご検討くださいませ。その後、開催についてご質問やご不明な点なございましたら、打合せに訪問した物がプランナー担当させていただきますので、是非、お気軽にご相談くださいませ。
    皆様の思い描く同窓会をご提供出来ますよう、最大限尽力させていただきます。

  • 出張無料相談はどのくらいの時間がかかりますか?

    おおよその1時間前後のお時間をいただいております。打ち合わせ内容によっては2時間ほどかかる場合もございます。お急ぎの場合は、時間を短縮しての説明も可能です。

  • どのくらいの規模の同窓会から依頼できるの?

    フルサポートプランは発送対象者が60名以上の同窓会から承ります。50名未満のクラス会などを開催をお考えの際は、手軽に開催いただける、シンプルサポートプランがお勧めです。規模に応じてお勧めプランをご提案いたしますので、お気軽にお問合せください。

  • 同窓会の準備期間はどのくらい必要?

    おおよそ3ヶ月~4ヶ月程の準備期間を設けられることがお勧めです。

    4ヶ月前 お申込み、会場、会費のご決定、案内状作成
    3ヶ月前 ご案内状発送
    2ヶ月前 転居先不明者捜索
    1ヶ月前 出欠締切
    同窓会当日

    4ヶ月ほどの準備期間がある場合、転居先不明者捜索を含め、開催情報拡散に十分に時間を使うことできます。開催まで期間が取れない場合でも、調整いたしますのでお気軽にご相談くださいませ。

2.会場・会費のご提案  (3~4ヶ月前)


ご希望いただいた内容に合わせて会場・会費をご提案いたします。ご指定の会場がある場合は、打ち合わせの際にお知らせください。

  • 候補会場の提案内容は?

    担当プランナーがお伺いしたい開催日時・エリアにあわせて、お勧め会場をご提案いたします。

    (提案内容例)
    会場名   渋谷アイビーホール
    開催日時  〇月〇日 〇時~〇時
    会費    男性7,000円 女性6,500円
    お料理内容 8品ビュッフェスタイル
    飲み物内容 ビール、ワイン(赤白)、焼酎、ウィスキー、ソフトドリンク
    お勧め理由 ご宴会場の一室を貸し切っての開催となります。
    ご婚礼も行われている会場となります。

    ご希望日にて会場が押さえられない場合は、直近の空き状況を確認して、候補日程をご提案いたします。

3.同窓会専用ホームページの開設  (3~4ヶ月前)


同窓会専用のホームページを開設いたします。先に、幹事さんへログイン用のIDやURLをお知らせいたします。同窓生がログインする前に専用ホームページの仕様についてご案内いたします。

専用ホームページの機能のご案内

4.ご案内状の発送  (3月前)


卒業当時の名簿を基にご案内状を発送いたします。住所変更情報がある場合は、現住所にお送りいたしますので、事前にお知らせください。なお、発送方法は往復はがき(一回発送)、葉書・封書発送(二回発送)のいづれかからお選びいただけます。発送方法については下記のページをご確認ください。
選べる発送方法

  • 出欠ハガキ情報も専用ページで公開されるの?

    出欠ハガキにて頂いたご出欠情報は各週の火曜・金曜に専用ホームページへ登録・公開いたします。メッセージなどを頂いた場合は、併せて公開いたします。

  • 実家があるのに届かない人がいるのはどうして?

    ご実家が在る場合でもご本人様がお住まいでない場合は、原則は宛先不明でお手紙が戻されます。理由として郵便局側での保管の配達原簿に、宛先の方のお名前が記載されていない為です。お引越しの際に転送届を出された場合、一年間は新住所へ転送されます。一年経過後、この配達原簿からお名前が削除されます。その為、「宛所に尋ねあたりません」の印が押されて返送されます。中には配達員さんの判断で、配達原簿にお名前が無い場合でも届く場合もございます。そこで、同窓会フォーユーでは、極力ご実家でも投函されますよう、【ご家族様】をつけて送付しております。

  • 案内状の送り先は 実家でも大丈夫?

    卒業から年数が経過している場合は、ご実家へ発送しても届かない場合がございます。理由は転送届けを出されたのち、一年間は現住所へ転送され、その後は宛先不明で戻されるためです。同窓会フォーユーではご実家でも投函されますよう、【ご家族様】をつけて送付しております。なお、現住所へ送付頂いた方が、開封率も高まりますので、連絡が取れる同窓生は事前に現住所をご確認ください。案内状発送前にリスト等で一覧を頂ければ、卒業時の名簿から住所を更新して発送いたします。

5.出欠締め切り  (1ヶ月前)

開催一ケ月前頃を目安に出欠締め切りを設けます。ここでおおよその参加人数が把握することができます。最終出欠締切は、開催一週間前に予定しております。

  • 参加者を増やすためには幹事は何をすればいいの?

    参加者を増やすポイントは同窓生への根回しです。ご連絡が取れる同窓生には、開催情報を広めるだけではなく、早めにご出欠登録頂いて欲しい旨をお声掛けください。専用ホームページ内でも、幹事さんの活動状況を投稿いただいたり、先生方への連絡状況などを書き込みする等のコマメな情報公開がお勧めです。

    なお、開催前にプレ同窓会などを行い、同窓会に前向きな方たちとの強い繋がりを作られることがお勧めです。繋がりが広がれば自然と参加者も徐々に増える傾向がございます。プレ同窓会開催は1ケ月~2ケ月に一度程度がお勧めです。是非、お試しください。

  • 予想より人数が多い(少ない)けど会場は大丈夫?

    想定より参加者が多い場合は、会場レイアウトを工夫して、皆様がお入りいただけるよう調整いたします。収容人数を大幅に超えたご参加者が集まった場合は、近隣の別会場にて、会場候補・会費を改めてご連絡いたします。

    想定より参加人数が少ない場合は、開催会場の枠を狭めて空きスペースが目立たないよう調整いたします。最低催行人数を下回り貸切にて提供できない場合は、ホテルから居酒屋へ変更する場合もございます。

    変更の際は、出欠締切後に担当プランナーよりご提案させていただきます。なお、会場変更が必要の場合でも、特に追加料金等は発生いたしませんので、ご安心ください。

6.二次会会場のご提案  (2週間前)


締め切り後、おおよそのご参加人数が把握できた後に、担当プランナーから二次会会場候補をご提案いたします。

  • 二次会の出欠はいつ取るの?

    二次会出欠確認は一次会終了時にご出欠受付を行っております。二次会開催をお任せ頂いた際は、会場手配~受付~二次会サポートを行います。是非、お気軽にご相談ください。

  • 二次会のサポートはどこまでしてくれるの?

    二次会をお任せ頂いた際は、二次会会場の手配をはじめ、受付・お支払いを行います。
    想定より参加人数が少ない場合でも、二次会へご参加いただいた方々の会費のみで行い、幹事さんへ追加料金は請求いたしません。一次会だけでは物足りないというお声も多くございますので、是非、二次会のセッティングもオススメです。

7.同窓会  (当日)


事前に打ち合わせを行ったタイムテーブルに沿って、開催に向けて会場設営を行います。進行内容のプログラムは下記ページにてご参照ください。
同窓会当日のプログラム

  • 万が一、天災などで中止になった場合は?

    当日の荒天(大雪・台風)によって中止となる場合は、専用ホームページにて中止の旨お知らせをいたします。ログイン者の方々には個別にメールにて中止をお知らせいたします。
    地震などにより、会場などの開催準備が難しいと判断をした場合、ご参加表明いただいた方々に向けて、中止の旨お手紙にてお知らせいたします。

    なお、フルサポートプランにてお申込み頂いた場合は、改めて開催日時を相談させていただき、後日改めて開催延期通知を同窓生の皆様へ迄お送りいたします。

  • おすすめのプログラムの内容は?

    始めての同窓会は久しぶりの再会もあり、とてもお話が盛り上がります。その為、歓談を中心にしたプログラムを組まれることをお勧めいたします。例として私どものホームページに当日プログラム例を掲載しておりますので、こちらをご参考ください。

  • 当日の進行プログラムは幹事側で企画したいです。

    幹事さん側でプログラム作成を頂く場合は、事前に担当プランナーにお知らせくださいませ。
    ご予定のプログラムに沿って進行が出来ますよう、調整させていただきます。

8.同窓会終了後  (開催2・3日後)


撮影したお写真を専用ホームページの写真館へ掲載いたします。お写真はスマートフォン、携帯、パソコンから無料でダウンロードいただけます。幹事さん側で撮影されたデータがございましたら、担当プランナーまでご相談いただければ、専用ホームページへ掲載いたします。

  • 写真は何枚くらい載せてもらえるの?

    一つの会で平均で100枚前後が専用ページへ掲載されます。二次会にもお申込み頂いた場合は、二次会にて撮影したお写真も、専用ホームページへ掲載いたします。

  • 写真の印刷用データが欲しい場合は購入できるの?

    撮影オプションをお選びいただいた場合は、同窓会終了後に撮影データをDVD販売いたします。詳細は同窓会終了後に専用ホームページにて販売の旨お知らせいたします。

9.同窓会終了後の名簿返却  (開催7日後)


お預かりした卒業アルバム、更新した同窓会名簿をご契約者様へまで返却いたします。今後の開催に向けて大切に保管ください。

10.アンケート結果の送付  (開催一ヶ月後)


同窓生の皆様より頂いたアンケート結果をお手紙にてお知らせいたします。

【アンケート内容】
・会はお楽しみ頂けましたか?
・次回は何年後に開催したいと思いますか?
・ご参加頂いたきっかけは何ですか?
・・・など8項目を掲載いたします。

 

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