同窓会までのスケジュールの組み方(同窓会までの流れ)
まずは開催までのスケジュールを立てましょう。ポイントはやる事(TO DO)とそのスケジュールを把握しておくことです。準備をしっかりしておけば、当日も安心して迎えられます。同窓会までのやる事(TO DO)とスケジュールを時系列で書き出しましたのでご参考ください。
４ヶ月前
幹事メンバーを募る ・・・
開催情報を広めるうえでメンバー集めは重要です。理想は各クラスの男女一名ずつで合計で20名ほど。バランス良いメンバー召集が難しい場合は、クラスにこだわらずに声をかけましょう。ここで集めたメンバーは開催詳細に名前が乗ります。その承諾も忘れずに確認しておきましょう。
開催日時を決める・・・
メンバーの都合を話し合いながら、開催日時を決めましょう。
調整さんなどを活用すると、簡単にメンバーの都合が確認しやすいです。
→開催日時の決め方
会場を探す・・・
候補エリアから会場をリストアップ。収容人数や費用を比較して、最適な会場を決めましょう。
→会場の探し方
会費を決める・・・
参加人数にもよりますが、おおよその経緯は会場費用に+2500円程の上乗せで赤字負担がさけらます。
男女差額も設ける場合は、あまり大きな差額を設けないよう、500円～1000円程の範囲にしておきましょう。
→会費の決め方
３ヶ月前
名簿を作成する・・・
卒業アルバムの名簿をデータに起こしましょう。
公開用のページ作成・・・
開催情報公開用のページを用意しましょう。フェイスブックだと比較的に簡単にページが作れます。
手間な場合はLINEグループであれば、なお簡単に作れます。
案内状の作成と発送・・・
郵送での案内や、LINEでの情報拡散には時間がかかります。遅くても三ヶ月前には開催情報を広めていきましょう。
→案内状の作り方
１ヶ月前
出欠締切日、出欠者の確認・・・
締切は一ケ月前と皆さんに告知します。その後、料理数の調整や、二次会企画をはじめます。
会場に人数連絡・・・
会場に参加人数と料理発注数などを連絡します。
ここでおおよその発生費用が確認できるので、会場にかかる費用を把握しておきましょう。
二次会会場の調査・準備・・・
二次会の平均参加率は6割～7割程。全員が同じ空間に集まれる会場を、早めにピックアップしておきましょう。
→二次会会場のセッティング方法
当日プログラムの作成・・・
開会～閉会までのプログラムを考えます。
はじめての同窓会は話が弾むので、歓談中心のプログラムがおすすめ。
→プログラムの組み方
幹事の役割分担を決める(受付、司会、写真撮影)・・・
当日運営の司会、受付などの主要ポイントだけでも、早めに決めておきましょう。
１週間前
最終参加人数の把握し、料理発注数の連絡・・・
参加人数を会場に報告。CD再生の可否やマイク使用の確認、レイアウトや入り時間などの確認も忘れずに。
備品の準備・・・
当日運営用の備品(名札、名簿、おつりなど・・・)を準備。進行内容から必要な物を考え、リストを作成しましょう。
※撤収の際にもこのリストが役立ちます。
当日、幹事集合時間の連絡・・・
遅くても開会1時間前には会場入りしましょう。その後、レイアウト設営、スタッフ打ち合わせ、受付準備などを整え、来場者に備えましょう。
同窓会当日
いよいよ準備してきた同窓会の当日です！
予定通り進まない場合でも、落ち着いて、参加者が来てよかったと思える会を作り上げましょう！
同窓会から２．３日後
会計収支の計算・・・
参加費の集計を行い、会場へ支払った費用など、経費を計算して収支を確認します。
撮影した集合写真などの共有・・・
同窓会後は同級生同士の交流が活発になるので、撮影した写真は早めに公開しましょう。
無料の写真共有サイトも多くあるので、それらを活用しましょう。
30days Album、google photo(旧 Picasa)
同窓会から１週間後
名簿データの整理・・・
次回同窓会の為にも集めた住所データを整理します。
コピーなどは避け、住所データは一ヶ所にまとめておき、１人の担当者が保管するようにしましょう。
同窓会から１ヶ月後
お疲れ会(打ち上げ)・・・
収支報告などを行い、同窓会の反省点、良かった点等を話し合います。なお、打ち上げは幹事メンバーに限定しないで、来れそうな人たちには是非声をかけましょう。また、次回の同窓会に向けて、半年に1回ほどの定期的な幹事会開催もオススメです。
