同窓会会費の決め方

同窓会会費の決定は非常に重要なポイントです。理想は会費収入と支払いが同じ額であることです。
ここでは赤字にならないポイントを押さえて、どの様に費用を計算すればよいかを解説していきます。

同窓会会費はどれくらい?かかる費用は?

同窓会でかかる費用は会場費をはじめ様々な経費があります。ホテル開催の場合、平均的な会費設定は8,000円前後です。
平均参加人数(30%)が集まった場合、会場費用におおよそ2500円程の上乗せで、収支がちょうどよく開催できます。

かかる費用の一例

  • 会場の手配
  • 会場費(会場使用料、貸切費用)
  • 飲食費(料理、飲み物)
  • 音響設備費(マイク、BGM)
  • 映像設備費(プロジェクター、スクリーン)
  • 演出費(横断幕、看板など)

  • 備品(名札、カメラレンタル)
  • 案内状作成、発送費、出欠ハガキ費
  • 当日欠席者用の予備費
  • 先生へのお花、お土産代

会場費・飲食費

ホテルで5500円、レストランでは4500円ほど。会場によっては最低保障が決められているので、確認をしておきましょう。

音響・映像設備費

マイク利用などは会場費に含まれていることが多いです。プロジェクターなどの映像機器は、ホテルの場合は別途費用が発生する場合もあります。婚礼二次会など頻繁に行われているレストランの場合は、無料で貸し出している場合もあるので、確認しておきましょう。

演出費

看板や横断幕を準備する場合は別途費用がかかりますが、しっかりとした演出ができます。費用は会場によって異なるので、確認しておきましょう。

備品用意

名札をはじめ、名札ケースや、ペンなどの受付セット、配布するパンフレットを作成する場合も、印刷で準備する場合は、必ず費用を確認しておきましょう。

案内状の費用

発送方法によって郵送費が代わります。

封筒発送で一通82円+52円(出欠ハガキ)
300名へ発送する場合 費用 40,200円

往復はがき発送で一通104円
300名へ発送する場合 費用 31,200円

封筒発送の場合は同封物を多く入れられますが、その分デザインも多く大変になります。はじめての方は往復はがき発送がおすすめ。
また、出欠フォームなどを準備することで、出欠ハガキ代を節約することもできます。フォームの設置が手間な場合はメールアドレスの設置も検討しましょう。

当日欠席者の費用

頑張って出欠を確認したにも関わらず、仕事や予定外のハプニングで当日来れなくなる可能性もあります。全体の1割程は欠席と見込んで予算を組みましょう。

先生へのお花、お土産代

先生方に参加頂いた場合は、お花束贈呈式は行いたいところ。あまり大きな荷物だと持ち帰りに大変なので、持ち帰りやすいお花などがオススメです。

先生は会費?それとも招待?
先生の会費についてはよく幹事さんからご相談をいただきます。通常の同窓会では、会費制で行われている方が多いようです。その理由として、無料招待制にした場合でも、お祝い(寸志)をご用意されるためです。なお、会費制が失礼とならないよう、「先生にもお気軽にご参加いただきたく思いますので、この度は会費制とさせていただきます。」とご案内状などで事前にお知らせしておきましょう。

 準備金について
規模が大きい会になると、お釣りなども含めて、10万円~20万円程は準備金として用意しておきたいところです。費用も高額になる為、1人での負担は避けたいところ。幹事メンバーの会費を前払いで集めておくという方法もあります。後々のトラブルを避けるためも、収支などは把握して、しっかりとした会計を行いましょう。
一言
映像作成やカメラ撮影は得意な方が学年に1人はいそうです。他にも同級生の協力を得ることで、費用が掛からず抑えることができます。同級生に得意な方がいるかもしれないので、メンバーに相談しましょう。なお、レシート終了後の清算に必ず必要になるので、必ず保管しておきましょう。

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