同窓会案内状の作成

日時、会場などの開催詳細が決まった次は、開催情報の拡散です。LINEグループなどでは、繋がりがある同級生に限定されてしまうので、郵送での案内も必ず検討しましょう。

まずは卒業アルバムの名簿欄から同窓会名簿を作成しよう

手入力での作成方法もありますが、便利なOCRソフトの活用がおすすめです。OCRソフトとは、画像データから中に含まれる文字を、テキストに起こすソフトです。私たちが使用しているのは[読取革命]です。無料ソフトもあるので、手入力の前に是非お試しください。

名簿の作成項目

名前、新姓、クラス、住所、郵便番号、住所、メールアドレス、電話番号

注意事項
エクセルへデータ化した名簿は必ずパスワードロックなどをかけて、管理には最大限に気をつけましょう。

案内状の印刷方法

データ化した後は、年賀状印刷ソフトなどで印刷します。年賀状ソフトは有料版が多く販売されていますが、「宛名印刷ソフト 無料」で検索すると無料版もあります。エクセルやワードでも宛名印刷機能があるので、ここにも目を通しておきましょう。

開催情報拡散は郵送で?メールで?

開催情報の拡散は重要項目です。当日までの間に、誰に届いて誰に届いていないかをチェックして、情報の拡散が出来ているか把握しましょう。メールで連絡取れる方はメールで連絡します。電話やメールで連絡が取れない同級生には、案内状郵送が必須です。多くの方が実家への郵送となりますが、実家に届けば家族の方から本人に連絡が行き渡ります。

 注意点
実家があるにも関わらず宛先不明で戻ってしまう場合があります。原因は郵便局の配達原簿へ名前が掲載されていない為です。転居する際に転送届けを提出し、一年間転送されますが、一年間を過ぎた後はこの配達原簿から名前が除外されます。実家があっても宛先不明で戻ってしまう場合は、他の同級生に所在が分からないか確認をしましょう。
発送方法は?

主流は往復はがきです。封筒発送と比べて、シンプルに往復はがきのみの作成で済みます。

案内状の掲載項目
  • 挨拶  ・・・時候の挨拶を交えながらの簡単なあいさつ文を掲載
  • タイトル・・・〇×中学校同窓会〇〇年卒業生同窓会
  • 開催日時・・・〇年〇月〇日 受付〇:〇時 開会〇:〇時
  • 会場  ・・・〇×ホテル ※アクセス方法、地図も入れましょう
  • 会費  ・・・〇〇〇〇円 男女差額を設ける場合は1,000円以内がおすすめ
  • 出欠締切日・・いつまでに返答してくださいと伝えましょう
  • 登録方法・・・幹事へのメールまたは、ハガキにて連絡くださいと記載
  • 問合せ窓口・・問い合わせ用に、必ず窓口は必ず設置しましょう。
  • 幹事と協力者を掲載

幹事、協力者を合せて20名程の掲載がおすすめです。先生の名前が入っていると、より公式な会というイメージが伝わります。
掲載する時には必ずその旨を本人から許可をとりましょう。

メール連絡の場合は?

開催情報のみの連絡は味気ないので、開催情報の他、挨拶も入れられるとよりベターです。挨拶の後、開催情報の告知という流れがおすすめです。

 開催告知メールの例
件名 〇×学校〇〇年卒業生同窓会のお知らせ
本文 〇〇さん
ご無沙汰しております!〇〇です。
突然の連絡すいません (;^_^A
この間地元で〇×中学校の同級生と飲み会を開いたところ、
卒業から〇〇年も経つという事で、同窓会をしようと話があがりました。
既に〇〇先生にも連絡を取っていて、他の先生方にも声をかけていただけると協力も得られました!
是非、〇〇さんをはじめ、皆さんにも集まって、当時の思い出話などで盛り上がりましょう~(*^^*)
引っ越しなどで、案内が全員に行き渡っていないので、
まだ交友がある同級生がいたら是非情報を広めてください!
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〇×学校〇〇年卒業生同窓会のご案内
日時–○×年 〇月〇日 受付〇:〇 開会〇:〇
会場–〇〇ホテル http://d4u.jpn.org/
住所–埼玉県〇〇市○〇x-x-x
アクセス–〇〇駅徒歩5分
駐車場有(アルコールを飲む方は車でのご来場はお控えください)
会費–男性〇〇円 女性〇〇円
幹事–同窓 太郎、再会 花子
協力者–〇〇先生、〇〇先生、〇〇先生、〇〇先生
〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇
〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇、〇〇 〇〇

お手数ですが、ご出欠の可否を〇/〇までにご連絡ください。

連絡先 幹事 同窓 太郎
xxx@dousoukai4u.jp
緊急連絡先 080-xxxx-xxxx
LINEグループの使い方は?

LINEグループでは、同窓会だけに関わらず、終わった後のお疲れ会や、バーベキューの企画など、同窓会が終わった後の交流の場として活用できます。また、LINEの利用者は多いので、爆発的に情報が拡散できる可能性があります。開催情報などの内容は通常のメッセージだと埋もれてしまうので、ノート機能を活用しましょう。なお、投稿数が増えてくると迷惑がられてしまう場合もあるので、通知OFF機能があることもお知らせしておきましょう。

一言
更に情報を拡散させたい場合は、二回発送(はがき・封書)がおすすめです。同窓会フォーユーでは、はがき発送(一回目)、封書発送(二回目)と二回に分けて発送しています。一回目は全員に送り、二回目は一回目が届いた方に封筒で送ります。封筒の中には開催情報だけではなく、一回目の通知が届かない方のリストを掲載して、同級生の皆さんに届かない方の情報を公開しています。
後日、同級生づてで案内が届かない方が本人に伝わり、その後、本人から現在の住所連絡をいただき、再発送という流れを組んでいます。この手順を踏んでようやく8割前後の方に開催情報を広めることが出来ます。また、学校の専用ホームページ開設し、開催情報や参加者リストも公開しています。同級生間でのメールのやり取りも行うことが出来ますので、同窓会前に交流を深めることが出来ます。終了後は、写真も掲載し無料でダウンロードいただけます。

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