同窓会プログラムの作り方

幹事メンバーで話し合っていると、あれもこれもと色々な企画が上がって盛り上がりますね。ただ、同窓会は時間が限られている中での開催となるので、企画を絞らなければなりません。重要なポイントは同級生の交流の活性化です。歓談時間を多めに取りながら、要所要所に企画を入れることが必要です。まずは私たちが通常行っているプログラムをご紹介いたします。

当日プログラム例 ※17時開会 19時閉会の場合

  • 16:00 幹事さん会場入り、打ち合わせ
  • 16:30 受付開始
  • 17:00 開会(幹事さんのご挨拶)
  • 17:10 歓談
  • 17:30 クラス写真撮影
  • 18:00 先生方への花束贈呈、ご挨拶
  • 18:45 集合写真撮影
  • 18:50 校歌斉唱
  • 19:00 閉会(幹事さんによる一本締め)
  • 19:15 退出
  • 19:30 会場撤収

以外にシンプルに感じるかもしれませんが、久しぶりの再会の場は、話が弾んでいるので、イベント事を絞り、歓談の時間を多めに取りながら、記念に残る部分(クラス写真、集合写真)などは押えています。

16:00 幹事集合、打合せ

スタート1時間前に集まり、受付の準備や幹事メンバーの役割分担を確認します。立食・着席のレイアウトの確認も行い、テーブル配置はクラス毎に設置します。先生の参加人数が多い場合は、先生を1つのテーブルにまとめたお席を準備すると、久しぶりに再会した先生方も話が弾みます。

16:30 受付
名札、参加者名簿、お釣りを準備して、万全の状態で参加者の来場に備えます。50名程の場合は、受付スタッフは2名~3名ほど。先生方にお越しいただいた場合にも、スムーズに席へ案内する役割も決めておくとよりベターです。

17:00 開会、挨拶、乾杯
司会から会場案内、簡単な挨拶を行い、同窓会をスタートさせます。その後、代表幹事さんに挨拶をいただきます。
挨拶、乾杯発声はそれぞれ分けてもOKですが、ビールの泡が消えない程度の短めな時間配分がよさそうです。

17:30 クラス毎の写真撮影
クラステーブルを設置しているので、参加者はクラステーブルで歓談しています。
テーブルからばらける前の、早めのタイミングでクラス写真撮影を行いましょう。

おすすめ
クラス写真の撮影のタイミングで、近況報告の場を設けると、より後の交流が活性化します。やっぱり同級生の仕事や今の状況などは気になるところですね。ポイントは一人ずつステージで話すのではなく、クラス全員がステージに上がっている中、一人ずつマイクを回すように、近況発表いただくことです。数人が後ろにいる中での発表となるので、緊張も和らいだ状態でお話いただけます。

18:00 先生方への花束贈呈、ご挨拶
先生方にご来場頂いた場合は、必ずご挨拶を頂きましょう。人前で話すことに慣れている先生は、スピーチも本当に上手いです!先生も時間配分を考えてお話頂けるので、おおよそ3分前後でまとめられます。時間があまり取れない場合は、事前に「2~3分くらいで…」とお願いをしておきましょう。

18:45 集合写真撮影
集合写真撮影は記念にもなるので、必ず撮影しましょう!撮影の方法は極力、一人一人の顔が大きく写せるよう、横長ではなく、上下横にバランスよく集まるよう皆さんにお願いしましょう。

4Uでは、脚立を使用して、高い所から撮影します。一枚目、二枚目は通常通り撮影して、三枚目は肩を組んで撮影します。
肩を組むと自然と皆さんの笑顔が溢れ最高な一枚が撮れます。是非、お試しください。

18:50 校歌斉唱
校歌斉唱のポイントは、集合写真撮影で並んでいる状態で校歌斉唱に持って行く流れです。
合唱スタイルで校歌を歌うので、一体感が高まり、終わった後は、拍手喝采がおきるくらい盛りあがります。
校歌音源がある場合は事前に学校に連絡をして入手しておきましょう。
学校のホームページで音声がある場合があるので、そちらも要チェックです。
音源が借りられない場合は、アカペラでトライしましょう。歌詞カードはハガキサイズ程の小さめなものを準備をしておきましょう。

19:00 閉会(幹事さんによる一本締め)
開会の時と比べて、だいぶ和んだ雰囲気の中での締めとなります。ここでのポイントは、ご来場いただいた先生方へのお礼と、二次会の告知です。参加していただいた先生方に感謝の気持ちを伝えましょう。二次会詳細は簡単に告知をして、詳細はチラシ等でご案内しましょう。

19:30 会場撤収
閉会後、スムーズに退出ができるよう荷物をまとめておきます。会場に迷惑が掛からないよう、30分程での退出がベターです。コートや傘などの置き忘れがないか会場の隅から隅までチェックを行い、チェックが終わった後は、会場スタッフと料金を確認をして清算しましょう。

一言
当日の運営や進行には協力してもらうスタッフが必要です。司会者(1名)、受付(2名)、カメラ撮影(1名)、タイムキーパー(★1名)、清算(★1名)など、事前に幹事メンバー間である程度の役割は決めておいた方が良さそうです。
特に★印は重要なポジションです。責任ある人にお願いをしておきましょう。

どんなに綿密な計画をたててもイレギュラーは起こります。部活の写真が撮りたい、小学校毎の写真が撮りたいなど、突然要望が上がることもあります。先生の挨拶後は比較的時間が空いているので、そこでイレギュラーのイベントを取り入れられます。目的はプログラム通りに進行することではありません。重要なのは参加者みんなに楽しんでいただくことです。イレギュラーにも柔軟に対応しましょう。

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