できる幹事は同窓会の二次会も用意する
同窓会は一次会だけでは終わりません。参加人数が多い場合は、二次会、三次会と続くことが多いです。当日慌てないためにも、必ず二次会の企画もしておきましょう。二次会はおおよそ6割～7割程の方が集まります。一次会の規模を把握しながら会場を手配しておきましょう。
二次会会場のセッティングについて
一ケ月前の出欠締切の時点で おおよその参加者が把握できます。その後、候補店舗をピックアップをはじめます。二次会候補店舗の探し方は、ここでもぐるなびやホットペッパーの、幹事さん機能を活用しましょう。
ぐるなび→スーパーらくらく幹事さん
ホットペッパー→スマート幹事くん
ポイント
一次会は半立食形式が多いため、二次会は着席でセッティングしましょう。二次会も会話に盛り上がるので、カラオケなどは、三次会以降で検討しましょう。また、二次会参加人数は、この時点では確実に把握が出来ない為、80名参加の場合は40～60などの予約の席数に幅が持てるお店を探しましょう。
※日曜日などの翌日が平日の場合は参加率が下がる場合があるので要注意です。
二次会はいつ告知する？
二次会の会費や場所の告知は当日に行います。事前に告知を行った場合は、一次会参加率に影響が出る場合がある為です。二次会からしか来れないという方には、内密に開催詳細を伝えておきましょう。
一次会終了後～二次会までの流れ
- 19:15 閉会・退出～二次会の受付
- 19:45 二次会会場入り
- 20:00 二次会スタート
- 22:00 二次会終了
一次会終了後、退出するタイミングに合わせて二次会受付を行います。出口で二次会受付を行うことで、参加者全員に声がかけられます。４Ｕではこの方法で平均で７割前後の二次会参加者を集めています。受付方法は、名札や手にハンコを押したり、リストバンドを巻いたりなど、あまり時間がかからない方法が理想です。一次会と比べ、特に二次会受付は混雑してくるので、２名～３名体制でスムーズに受付ができるようにしましょう。
ポイント
二次会の受付方法は、リストへのチェック、スタンプ、リストバンド、など色々な方法がありますが、時間がかからない方法がベターです。チケット制だと無くしてしまう方も｡｡｡名札や手にスタンプを押す方法だと、準備も少なく手配できます。一次会～二次会の間隔はおおよそ１時間程がおすすめです。※徒歩5分圏内の会場の場合
スムーズに移動ができる場合もあるので、開始15分前には会場入りが出来るようセッティングしておきましょう。
一次会から出た参加者が続々と、二次会会場に集まってきます。支払った方の確認を行い、順に空いている席へと案内します。
その間に、二次会会場スタッフとも乾杯方法について確認を行い、スムーズに乾杯が行えるよう手配が必要です。
乾杯はビールやウーロン茶などのピッチャーで準備ができるもので用意します。
飲み物の準備、グラスなどが行き渡ったところで、乾杯です。
二次会プログラム 一次会から三時間程経ち、お酒も良い感じに回っています。余興を設けてもあまり話を聞いて貰えないケースもあるので、歓談を中心に進めることがよさそうです。ただ、二次会は自由席なので、男性・女性と固まることが多いので、席替えなども入れると、一味違った楽しみ方が出来そうです。
後は大きな声で、『席替えゲームです！Ａ～Ｄのテーブルを作りました。引いたくじに書いてある記号のテーブルに移動してください！』と説明をして、皆さんに移動してもらいましょう！移動する時には自分のグラスや取り皿も忘れずに一緒に持って移動してもらいましょう。この方法は、参加者にも分かりやすく、スムーズに移動してもらえます。是非、機会がありましたらお試しください(‘∀`)
時間にもなったところで閉会のアナウンスをします。代表者に閉めの挨拶をしてもらって、しっかりと締めましょう。皆さんが部屋から出た後も、忘れ物が無いか要チェックです。
三次会まで流れそうな雰囲気の場合は、残り一時間くらいの時点で、次の店舗の手配を考えます。同じ店で延長できる場合もあるので、空き状況を確認しておきましょう。お店を変えた場合は、居酒屋はもちろん、カラオケなども良さそうです。二次会参加者の5割～6割ほどの人数が入れるお店を探しましょう。
