失敗しない同窓会二次会の開催方法

同窓会企画中の幹事の皆さん、二次会の準備は大丈夫です?
二次会の企画について悩まれている幹事さんは本当に多くいらっしゃいます。
そこで、ここでは失敗しない二次会の開催方法についてご紹介します。
二次会の企画、会場の探し方、予約方法、告知のタイミング、受付方法などの重要なポイントを押えてますので、是非ご参考ください。

二次会開催の企画・検討について

同窓会の企画は4ヶ月前後と長い期間をかけて進めていきますが、久しぶりの再会なので、一次会だけでは物足りないという声を多くいただきます。そこで幹事さんは、事前に二次会会場の手配が必須です。
二次会参加人数はおおよそ一次会参加者の7割ほどです。二次会開催の企画は締切後の開催3~4週間前から始めます。
出欠を締め切った後なので、大よその一次会の参加人数が把握できますので、その後に会場手配を進めていきましょう。

二次会開催に適切な会場について


まず、移動の手間を省きたいところです。一次会会場から徒歩5分圏内で移動できる場所が最適です。
一次会と同じ建物内の別会場で開催できる場合もあるので、事前に調べておきましょう。
予算は3,000円~4,000円内で手配できる会場がベストです。

・ホテル内での二次会開催について
締切後に会場担当者に二次会の開催について相談をしましょう。
ホテルで二次会が行える場合は、ゆったりとした広いスペースで開催できるのが特徴です。
マイクを使った進行も出来るのが大きなメリットです。また、お部屋を変えるだけでの開催となりますので、移動の手間を省くことが出来ます。予算は大よそ4,000円~5,000円程と居酒屋と比べ、費用は上がりますが、安定感のある二次会が開催できます。

・居酒屋での二次会開催について
居酒屋で二次会開催されるケースが一般的です。予算も3,000円~4,000円と手ごろな価格で手配可能です。
大きなメリットはホテルと比べて料理が多めに用意できることです。一次会では話で盛り上がって食べれなかったというお声もあるので、ある程度のお料理は用意しておきたいところです。
デメリットはホテルと比べてお部屋が小さくなるので、参加者がバラバラのお部屋とならないよう、事前に収容人数を確認しておきましょう。
居酒屋を探す場合は、ぐるなびやホットペッパーの会場お探しサービスの活用がお勧めです。
希望条件をフォームに入力するだけで、条件に合ったお店から連絡が貰えるという素晴らしいシステムです。
ぐるなび   →スーパーらくらく幹事さん
ホットペッパー→スマート幹事くん

二次会の予約方法について

開催会場に目星が決まった後は、本予約として開催枠を押さえます。
ポイントは二次会参加人数は事前に把握することが出来ないので、ある程度幅を持たせた人数で予約することです。

一次会が100名参加の場合 50名~70名
50名参加の場合 25名~35名

事前に料理手配も必須になるので、料理は一次会参加者の半数位が良さそうです。
人数が増えた場合の料理の追加については、会場スタッフに確認しておきましょう。
予約の際は必ず書面に起こしてメールやFAXで店舗にお知らせをしましょう。

二次会の告知について

二次会開催情報は案内状に書いてお知らせを・・・と要望を頂くこともありますが、二次会の開催情報は、当日まで伏せておきます。
公けに告知を行いますと、「予算が低い二次会から行こう」など、一次会の参加率に影響が出る場合があります。
一次会あっての二次会となりますので、開催詳細は当日まで内密にしておきましょう。
事前に告知をされる場合は、「当日は二次会も予定しています」など、簡単に触れる程度のご案内にしておきましょう。

なお、二次会の出欠確認は一次会の受付と併せて行うという方法もありますが、参加者は一次会の事で頭がいっぱいなので、一次会受付の時点では、あまり参加者が集まらないケースがあります。そこで、一次会が終了後に出口で二次会の受付を行い、出欠確認と併せて会費を集める方法がお勧めです。

二次会の受付方法について

フォーユーではディズニーランドやイベントに使用されている、ブラックライトで光るスタンプを使用しております。特殊インクとなるので用意が難しい場合は、リストバンドや名札へシールを貼るなどの方法がお勧めです。
なお、一次会受付と比べ、二次会受付は混雑するので、2名~3名程のスタッフで受付体制を万全にしておきましょう。会費も極力お釣りが少ない、3000円、4000円などキリが良い金額だと受付もスムーズに行えます。

二次会の進行について


二次会はお酒も回ってお話で盛り上がっています。なので、一次会のように皆さんを集中させるようなイベントは難しそうです。二次会で盛り上がるイベントは、席替えがお勧めです。他の同級生と話す何かのきっかけが欲しいと思う方も多いので、是非、席替えなどを企画しましょう。
席替えの方法は簡単です。テーブル卓毎のくじを作って皆さんにお配りするだけです。くじ作りはメモ用紙・はさみ・ボールペン一本で簡単に作れます。他のページで作り方を紹介しているので是非、ご参考ください。
メモ用紙で作れる席替えのやり方

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